Perancangan

Perancangan adalah suatu kreasi untuk mendapatkan suatu hasil akhir dengan mengambil suatu tindakan yang jelas, atau suatu kreasi atas sesuatu yang mempunyai kenyataan fisik. Dalam bidang teknik, hal ini masih menyangkut suatu proses dimana prinsip–prinsip ilmiah dan alat–alat teknik seperti matamatikan komputer dan bahasa dipakai, dalam menghasilkan suatu rancangan yang kalau dilaksanakanakan memenuhi kebutuhan manusia (Zainun, 1999). Prinsip perancangan adalah sebagai berikut:

1.      Hasil  perancangan  harus  dapat  dirunut  dari  model  analisisnya  (perancangan  harus konsiten dengan hasil analisis).

2.      Perancangan  harus  memperkecil  perbedaan  antara  perangkat  lunak  yang  dihasilkan dengan problem nyatanya.

3.      Perancangan harus dapat mengakomodasi perubahan.

4.      Perancangan bukan coding dan coding bukan perancangan.

5.      Perancangan harus memperkecil kesalahan konseptual (semantik)

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat. Berikut ini merupakan pengertian mengenai sistem oleh beberapa ahli:

1.      Ludwig Von Bartalanfy

Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

2.      Anatol Raporot

Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.

3.      L. Ackof

Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan  saling tergantung satu sama lainnya.

Secara umum sistem    merupakan kumpulan elemen yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sistem terdiri atas empat elemen:

1.      Objek, yang dapat berupa bagian, elemen, ataupun variabel. Ia dapat benda fisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus; tergantung kepada sifat sistem tersebut.

2.      Atribut, yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan objeknya.

3.      Hubungan internal, di antara objek-objek di dalamnya.

4.      Lingkungan, tempat di mana sistem berada.

Syarat -syarat sistem adalah sebagai berikut:

1.      Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.

2.      Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.

3.      Adanya hubungan diantara elemen sistem.

4.      Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting drpd elemen sistem.

5.      Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

Secara garis besar,  sistem dapat dibagi 2:

1.      Sistem fisik (physical system)

Kumpulan elemen-elemen/ unsur-unsur yang saling berinteraksi satu sama lain secara fisik serta dapat diidentifikasikan secara nyata tujuan-tujuannya.

Contoh:

1. Sistem transportasi, elemen: petugas, mesin, organisasi yang menjalankan transportasi
2. Sistem Komputer, elemen: peralatan yang berfungsi bersama-sama untuk menjalankan  pengolahan data.

2.      Sistem abstrak (abstract system)

Sistem  yang  dibentuk akibat  terselenggaranya  ketergantungan  ide,  dan tidak dapat diidentifikasikan secara nyata, tetapi dapat diuraikan elemen- elemennya.

Contoh: Sistem Teologi, hubungan antara manusia dengan Tuhan.

Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi.

Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah sebagai berikut:

1.      Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi.

2.      Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi

3.      Pembangunan dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak

4.      Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan panduan seperlunya.

5.      Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan atau tambahan fasilitas.

6.      Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan.

Siklus tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas merupakan model klasik dari pengembangan sistem informasi.

Analisis sistem merupakan langkan awal dalam pengembangan senuah sistem informasi. Alasan pentingnya mengawali analisis sistem yaitu:

1.      Problem-solving: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu analisis diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan.

2.      Kebutuhan baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau lingkungan sehingga diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem informasi untuk mendukung organisasi.

3.      Mengimplementasikan ide atau teknologi baru.

4.      Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan.

Aktifitas yang dilakukan dalam analisis sistem harus dapat menjawab pertanyaan umum, ssebagai berikut:

1.      Sistem baru apakah yang akan dibangun? atau

2.      Sistem apakah yang akan ditambahkan atau dimodifikasi pada sistem lama yang sudah ada?

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan perancangan sistem.  Berikut in merupakan pengertian sistem dari beberapa ahli:

1.      Verzello / John Reuter III

Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem : Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi : “menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk”.

2.      John Burch & Gary Grudnitski

Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

3.      George M. Scott

Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan; tahap ini menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem, sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem.

Berdasarkan beberapa pengertian terebut, perancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut:

1.      Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan system.

2.      Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional.

3.      Persiapan untuk rancang bangun implementasi.

4.      Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

5.      Dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

6.      Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-konponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu system.

Dengan kata lain perancangan sistem adalah proses pengamatan terhadap keadaan suatu badan usaha dengan tujuan dapat mengetahui situasi operasinya dan apakah badan usaha tersebut memerlukan suatu perbaikan atau tidak. Setelah  tahap  analisa  sistem  adalah  tahap  perancangan  sistem  (system design). Tahap perancangan sistem mempunyai dua tujuan utama yaitu, sebagai berikut:

1.      Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai system.

2.      Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik yang terlibat (lebih condong pada desain sistem yang terinci).

Analis sistem seharusnya melibatkan beberapa personil, seperti :

1.      Spesialis pengendalian

2.      Personil penjamin kualitas

3.      Spesialis komunikasi data

4.      Pemakai sistem

Perancangan sistem dapat dibagi dalam 2 bagian, yaitu :

1.      Perancangan sistem secara umum/perancangan konseptual, perancangan logical perancangan secara makro.

2.      Perancangan sistem terinci/perancangan sistem secara phisik.

Perancangan sistem adalah kombinasi atau seri dari proses yang menyangkut segala aktivitas-aktivitas :

1.      Mengidentifikasikan masalah

2.      Memahami kerja dari sistem yang ada

3.      Menganalisa sistem

4.      Membuat laporan hasil analisa

Berbagai alat yang digunakan dalam perancangan sistem :

1.      Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram)

Diagram hubungan data digunakan untuk menggambarkan hubungan antara data,store yang ada, tetapi bukan menggambarkan  proses yang terjadi. Komponen- komponen yang digunakan di dalam diagram hubungan data antara lain:

1. Entitas (entity)

Digambarkan  dengan  kotak  segi empat  dan  digunakan  untuk  menunjukan sekumpulan   orang,   tempat,   obyek  atau   konsep   dan   sebagainya   yang menunjukan dimana data dapat disimpan atau dicatat. Relasi  menunjukan  adanya  hubungan  diantara  sejumlah  entitas  yang berbeda. Berikut Simbol Relasi:

2. Atribute (attribute)

Menunjukan karakteristik (properti) dari tiap entitas atau sesuatu yang menjelaskan   entitas  atau  hubungan.Dari   setiap  atribut-atribut   entitas terdapat satu atribut yang dijadikan sebagai kunci (key). Ada beberapa jenis key yaitu:

i.           Primary Key (Kunci Primer)

Yaitu sebuah atribut / 1 set minimal atribut yang tidak hanya mendefinisikan   secara   unik   kejadian   spesifik   tetapi   juga   dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.

ii.         Foreign Key (Kunci Asing)

Yaitu non key atribut pada sebuah relasi yang juga menjadi key(Primary) atribut pada relasi yang lainnya. Foreign Key biasanya digunakan sebagai penghubung antara record-record dari kedua relasi tersebut.

iii.       Secondary Key

Atribut yang digunakan untuk menggantikan  Primary Key, sehingga dapat menghilangkan kemungkinan Primary Key yang tidak unik.

iv.      Candidate Key

Atribut yang dapat dijadikan calon Primary Key.

v.         Alternate Key

Atribut yang tidak terpilih menjadi Primary Key.

vi.       Composite Key

Primary Key yang terbentuk dari beberapa atribut / field (minimal 2 field).

3. Kardinalitas / Derajat Relasi (Cardinality)

Diagram-ER  juga menunjukan  tingkat hubungan  yang terjadi, dilihat dari segi kejadian atau banyak tidaknya hubungan antara entitas tersebut. Ada 3 kemungkinan hubungan yang ada, yaitu :

i.          Satu ke satu (one to one atau 1:1).

Tingkat  hubungan  dinyatakan  satu kesatu  jika  suatu  kejadian  pada entitas  pertama  hanya  mempunyai   satu  hubungan   dengan  satu kejadian pada entitas kedua. Demikian juga sebaliknya, satu kejadian pada  entitas  yang  kedua  hanya  bisa  mempunyai  satu  hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama. Berikut Simbol One to One :

1                                                1

Gambar 1.  Simbol One to One

ii.         Satu ke banyak (one to many atau 1:M)

Tingkat hubungan satu ke banyak (1:M) adalah sama dengan banyak ke satu  (M:1),  tergantung  dari arah  mana  hubungan  tersebut  bisa dilihat.   Untuk   satu   kejadian   pada   entitas   yang  pertama   dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua.Sebaliknya  satu kejadian pada entitas yang kedua hanya bisa mempunyai  satu hubungan  dengan satu kejadian pada entitas yang pertama. Berikut Simbol One to Many :

1                                      M

Gambar 2. Simbol One to Many

iii.       Banyak ke banyak (many to many atau M:N)

Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika setiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai  banyak hubungan  dengan  kejadian pada entitas lainnya, baik dilihat dari sisi entitas yang kedua. Berikut Simbol Many to Many :

M                                              M

Gambar 3. Simbol Many to Many

 Transformasi ERD ke Logical Record Structure (ERD to LRS)

Sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah Diagram-ER akan mengikuti pola atau aturan pemodelan tertentu. Dalam kaitannya dengan konversi ke LRS, maka perubahan yang terjadi adalah mengikuti aturan-aturan berikut ini:

1. Sebuah entitas akan diubah ke bentuk kotak.
2. Sebuah atribut relasi disatukan dalam sebuah kotak bersama entitas jika hubungan yang terjadi pada Diagram-ER 1:M (relasi bersatu dengan cardianlity M) atau tingkat hubungan 1:1 (relasi bersatu dengan cardinality yang paling membutuhkan  referensi), sebuah relasi dipisah dalam sebuah kotak tersendiri (menjadi entitas baru) jika tingkat hubungan M:M (many to many ) dan memiliki  foreign key sebagai primary key yang diambil dari kedua entitas yang sebelumnya saling berhubungan.

2.      Logical Record Structure (LRS)

Logical Record Structure dibentuk dengan nomor dan tipe record. Beberapa tipe record digambarkan oleh kotak empat persegi panjang dan dengan nama yang unik. Beda LRS dan ER-Diagram nama dan tipe record berada  diluar kotak field tipe record ditempatkan.

Logical Record Structure terdiri  dari  link-link diantara  tipe  record. Link ini menunjukan  arah dari satu  tipe record  lainnya.  Banyak  link dari LRS yang

diberi   tanda   field-field  yang   kelihatan   pada   kedua   link  tipe   record. Penggambaran LRS mulai dengan menggunakan model yang dimengerti. Dua

metode yang dapat digunakan, dimulai dengan hubungan kedua model yang

dapat dikonversikan ke LRS. Metode lain yang dimulai dengan ER-Diagram dan langsung dikonversikan ke LRS.

3.      Spesifikasi Basis Data

Uraian rinci mengenai tiap-tiap relasi, berisi nama file, media yang dipakai, isi/keterangan dari file, organisasi, primary key, panjang record, jumlah record, dan struktur file. Struktur file menjelaskan nama file, jenis, lebar, desimal, dan ketergantungan dari masing-masing file.

Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain:

1.      Sumber daya organisasi

Bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man, machines, material, money dan methods.

2.      Informasi kebutuhan dari pemakai

Informasi yang diperoleh dari pemakai selama fase analisis sistem.

3.      Kebutuhan sistem

Hasil dari analisis sistem.

4.      Metode pemrosesan data

Manual, elektro mechanical, puched card, atau computer base.

5.      Operasi data

Ada beberapa operasi dasar data, seperti: capture, classify, arrange, summarize, calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate.

6.      Alat bantu desain

Seperti: DFD, DCD, DD, decision table, dll.

Langkah dasar dalam proses desain:

1.      Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan karakteristik keseluruhan kebutuhan informasi sistem.

2.      Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai unit sistem.

3.      Menerapkan kendala-kendala organisasi (applying organizational contraints). Menerapkan kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling optimal. Elemen organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan adalah: performance, reliability, cost, instalation schedule, maintenability, flexibility, grouwth potensial, life expectancy. Model untuk sistem optimal dapat digambarkan sebagai sebuah model yang mengandung: kebutuhan sistem dan sumber daya organisasi sebagai input; faktor bobot terdiri atas fungsi-fungsi optimal di atas; dan total nilai yang harus dioptimalkan dari faktor bobot tersebut.

4.      Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities).

Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan input-proses-output. Untuk menentukan hal ini diperlukan proses iteratif sebagai berikut:

1. Mengidentifikasn output terpenting untuk mendukung/mencapai tujuan sistem (system’s goal)
2. Me-list field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan output tersebut
3. Mengidentifikasi input data spesifikik yang diperlukan untuk membangun field informasi yang diperlukan.
4. Mendeskripsikan operasi pemrosesan data yang diterapkan untuk mengolah input menjadi output yang diperlukan.
5. Mengidentifikasi elemen input yang menjadi masukan dan bagian yang disimpan selama pemrosesan input menjadi output.
6. Ulangi langkah a-e terus menerus samapi semua output yang dibutuhkan diperoleh.
7. Bangun basis data yang akan mendukung efektifitas sistem untuk memenuhi kebutuhan sistem, cara pemrosesan data dan karakteristik data.
8. Berdasarakan kendala-kendala pembangunan sistem, prioritas pendukung, estimasi cost pembangunan; kurangi input, output dan pemrosesan yang ekstrim
9. Definisikan berbagai titik kontrol untuk mengatur aktifitas pemrosesan data yang menentukan kualitas umum pemrosesan data.
10. Selesaikan format input dan output yang terbaik untuk desain sistem.

5.      Menyiapkan proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk manajemen apakah proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak. Hal-hal yang perlu disiapkan dalam penyusunan proposal ini adalah:

1. Menyatakan ulang tentang alasan untuk mengawali kerja sistem termasuk tujuan/objektif khusus dan yang berhubungan dengan kebutuhan user dan desain sistem.
2. Menyiapkan  model yang sederhana akan tetapi menyeluruh sistem yang akan diajukan.

c.       Menampilkan semua sumber daya yang tersedia untuk mengimplementasikan dan merawat sistem.

4. Mengidentifikasi asumsi kritis dan masalah yang belum teratasi yang mungkin berpengaruh terhadap desain sistem akhir.